Descripción

La Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) ha sido la responsable de realizar la coordinación y seguimiento del desarrollo e implementación de los componentes del Lote 2, además de asegurar la correcta ejecución del plan de comunicación y plan estratégico propuesto a través de la planificación estratégica.

La PMO ha actuado durante todo el proyecto como un mecanismo de coordinación entre el licitador del Lote 2 y los técnicos del Cabildo Insular de La Palma, con el objetivo de garantizar los niveles de calidad esperados y asegurar que el tiempo, riesgos, problemas, necesidades de recursos, etc. sean gestionados de forma dinámica.

1. Planificación Lote 1

El presente entregable recoge de forma consolidada todas las acciones desarrolladas en el marco de la planificación, seguimiento, control, revisión y cierre de las actividades correspondientes al Lote 1 del proyecto. En este documento se incluye la planificación inicial, que sirvió como hoja de ruta para la ejecución ordenada de las tareas, así como los mecanismos de control y seguimiento establecidos desde el inicio. Para la realización de esta planificación, la PMO generó al inicio del proyecto, y ha mantenido durante todo el desarrollo de este un Cuadro de Mando donde se recogen las fechas de inicio y fin de las acciones, así como su grado de cumplimentación, este documento, que da respuesta a la planificación del Lote 1, se encuentra alojado en el repositorio común del proyecto.

Durante la ejecución del lote, se realizaron seguimientos periódicos documentados a través de las actas de los comités de seguimiento y coordinación, en los que se analizaron los avances, incidencias y medidas correctoras. Asimismo, se elaboraron informes de estado de los distintos componentes que permitieron evaluar el progreso en tiempo real y tomar decisiones fundamentadas. El control y la revisión de requisitos se llevaron a cabo conforme a los criterios definidos en el pliego, garantizando la trazabilidad de las acciones y la alineación con los objetivos del proyecto.

Este entregable refleja el compromiso con la calidad, el cumplimiento de plazos y la gestión eficiente del proyecto, evidenciando una ejecución alineada con la planificación inicial y los objetivos estratégicos establecidos.

– Comités de seguimiento del servicio:

Como parte de las acciones de planificación y control, se estableció una dinámica de comités de seguimiento del servicio con una periodicidad semanal, mejorando así la periodicidad quincenal exigida inicialmente. Estas reuniones constituyeron un espacio estructurado de revisión y análisis que permitió a la Oficina de Gestión del Proyecto (PMO) supervisar de forma continua la calidad del servicio prestado, anticiparse a desviaciones y tomar decisiones ágiles y fundamentadas. En cada uno de estos comités se abordaron de forma sistemática los siguientes aspectos:

• Cumplimiento de los niveles de servicio acordados.
• Evaluación de la demanda del servicio.
• Gestión de incidencias.
• Identificación y seguimiento de riesgos.
• Medición del nivel de satisfacción con el servicio.

  De cada una de estas reuniones se ha generado un acta en la que se recoge detalladamente la evolución del proyecto, los aspectos analizados y los acuerdos alcanzados. Estas actas constituyen un registro clave para la trazabilidad de las decisiones tomadas y han sido almacenadas y organizadas en el repositorio documental habilitado para el proyecto, garantizando su accesibilidad y consulta por parte de los agentes implicados.

  – Reuniones del equipo motor.

Del mismo modo, se han planificado reuniones del equipo motor con una periodicidad trimestral, concebidas como un espacio clave de interlocución entre los responsables del proyecto y los representantes de los distintos servicios del Cabildo Insular de La Palma. Estas reuniones fueron fundamentales para mantener una visión compartida del estado del proyecto y asegurar una coordinación efectiva con las áreas funcionales implicadas.

Durante cada una de estas sesiones, el equipo responsable de la ejecución del proyecto presentó informes de avances, detallando el grado de desarrollo de los distintos componentes, los hitos alcanzados y las líneas de trabajo en curso. Al mismo tiempo, se abrió un espacio de diálogo donde los representantes del Cabildo pudieron plantear sugerencias, necesidades emergentes y observaciones técnicas, con el objetivo de que los desarrollos se fueran adaptando de forma dinámica a los requerimientos reales del territorio y de los servicios públicos afectados.

Este modelo de participación trimestral permitió:

• Mantener informados a los agentes clave del proyecto sobre su evolución y próximos pasos.
• Reforzar la alineación entre los desarrollos técnicos y las prioridades institucionales del Cabildo.
• Fomentar un enfoque colaborativo en la toma de decisiones y ajustes del proyecto.
• Anticipar necesidades futuras mediante la escucha activa.

De estas reuniones se ha elaborado un acta, en la que se documentaron los contenidos expuestos, las propuestas planteadas y los acuerdos adoptados. Estas actas se encuentran en el repositorio documental del proyecto.

– Ejecución del plan de Comunicación:

Dentro del marco de competencias asignadas a la PMO, se ha incluido la responsabilidad de supervisar y asegurar la correcta ejecución del Plan de Comunicación del proyecto, garantizando que todas las acciones comunicativas estén alineadas con los objetivos estratégicos definidos y se desarrollen conforme a la planificación establecida.

Durante el periodo de ejecución del proyecto, el Plan de Comunicación fue aplicado conforme a lo previsto, siguiendo las directrices  establecidas en la documentación inicial y en coherencia con la evolución de los distintos hitos técnicos y organizativos.

La PMO, en coordinación con la CMO realizó un seguimiento de las acciones contempladas en el plan, facilitando su implementación y asegurando que los mensajes clave fueran difundidos a los públicos objetivos en tiempo y forma.

Entre los elementos verificados por la PMO se encuentran:

• La adecuación del contenido y el tono de los mensajes.
• La coherencia entre los canales utilizados y los públicos destinatarios.
• La sincronización de la comunicación con los hitos del proyecto.
• El cumplimiento de os plazos y formatos previstos en el cronograma comunicativo.

La planificación y ejecución del plan de comunicación ha permitido alcanzar una cobertura significativa:

• 259 publicaciones en Instagram, con una comunidad de 259 seguidores.
• Más de 600 publicaciones en Twitter, Facebook y LinkedIn, con un total de 316 seguidores en Twitter y 288 en LinkedIn.
• En YouTube, se han subido 55 vídeos relacionados con el proyecto, alcanzando un total de 55 suscriptores.
• Se ha elaborado y enviado una Newsletter semanal durante toda la duración del proyecto, dirigido a un grupo de 90 personas suscritas, que ha servido como canal directo y periódico de información sobre avances, hitos y convocatorias relevantes.

La correcta aplicación del Plan de Comunicación ha contribuido significativamente a la visibilidad, comprensión y apropiación del proyecto por parte de la ciudadanía y de los agentes implicados, reforzando la transparencia, la colaboración institucional y la percepción de valor del Proyecto La Palma Smart Island.

– Planificación del Plan Estratégico.

Una de las tareas desarrolladas a lo largo del proyecto ha sido la planificación y supervisión de la ejecución del Plan Estratégico del Proyecto La Palma Smart Island, asegurando su correcta implementación conforme a los objetivos establecidos y al calendario previsto.

Desde el inicio del proyecto, se elaboró una planificación detallada del Plan Estratégico, que sirvió como hoja de ruta para guiar todas las actuaciones en torno a los ejes fundamentales del proyecto. Esta planificación contempló una secuencia estructurada de acciones, hitos, responsables y plazos, lo que permitió organizar el despliegue de las actividades de forma ordenada y coherente con la visión global del proyecto.

El resultado de esta planificación y seguimiento ha sido una ejecución alineada con los principios estratégicos del proyecto. Toda la documentación asociada al Plan Estratégico se encuentra recogida en el repositorio de trabajo del proyecto.

2. Planificación Lote 2

La Oficina de Gestión de Proyecto ha asumido la responsabilidad de garantizar la correcta ejecución de las acciones del Lote 2, ejerciendo un control continuo sobre las tareas y actividades desarrolladas por el proveedor adjudicatario. Esta función ha sido clave para asegurar la calidad de los entregables, la adecuada integración de los componentes y el alineamiento de los desarrollos con los objetivos funcionales y estratégicos del proyecto La Palma Smart Island.

La labor de la PMO ha estado centrada en verificar que cada uno de los verticales del proyecto se desarrolla de la manera adecuada, con un enfoque centrado en el usuario final. En este sentido, se ha puesto especial atención en que las plataformas y servicios desplegados permitan a la ciudadanía y a los agentes implicados acceder a información de valor de forma clara, intuitiva y funcional, garantizando así la usabilidad, accesibilidad y utilidad de los desarrollos tecnológicos implementados.

Par facilitar esta tarea de planificación y seguimiento, la PMO ha diseñado y mantenido operativo un cuadro de mando integral, que ha permitido visualizar el grado de avance de cada componente del Lote 2, identificar desviaciones respecto a los plazos previstos y anticipar posibles bloqueos. Esta herramienta ha sido fundamental para mantener una visión global y actualizada del estado del proyecto, permitiendo una toma de decisiones ágil, basada en la planificación de desarrollos e integraciones facilitada por Telefónica.  Del mismo modo, la planificación del plan de proyecto se encuentra detallado en un documento Excel disponible en el repositorio documental.

Asimismo, la PMO ha celebrado reuniones internas semanales previas a los comités de seguimiento del proyecto, con el fin de planificar, coordinar y ajustar las acciones semanales. Estas reuniones se han celebrado desde el inicio del proyecto, hasta la finalización de este y  han resultado esenciales para:

• Mitigar desviaciones identificadas en el avance de los desarrollos.
• Establecer medidas correctoras con los equipos técnicos del proveedor.
• Desbloquear puntos críticos que afectaban a la evolución de determinadas verticales.
• Garantizar la coherencia entre la planificación y la ejecución real de los trabajos.

Igualmente, y para dar cumplimiento a los requisitos establecidos en el pliego se acredita la elaboración y archivo de la documentación asociada a los comités de seguimiento y coordinación celebrados de manera semanal, como mejora aplicada por Deloitte a la propuesta inicial de periodicidad quincenal. Tras la realización de estos comités, se ha procedido a levantar el acta correspondiente, en la que se ha dejado constancia de los temas tratados, los acuerdos adoptados, los compromisos adquiridos y las observaciones más relevantes.

Gracias a esta planificación, seguimiento continuo y coordinación técnica, se ha logrado mantener el desarrollo del proyecto dentro de unos márgenes de cumplimiento temporal asumibles. Todas las actas han sido debidamente validadas y almacenadas en el repositorio documental del proyecto, garantizando su trazabilidad, consulta y uso como evidencia formal del proceso de seguimiento del Proyecto La Palma Smart Island.

3. Documentos de análisis, plan de integraciones, plan de pruebas y plan de formación.

– Documentos de análisis, plan de integraciones, plan de pruebas y plan de formación.

En el marco de las tareas de seguimiento y control atribuidas a la PMO, se ha llevado a cabo un proceso de revisión, seguimiento y validación de los entregables elaborados por el proveedor del Lote 2, relativos a los siguientes documentos clave:

• Documento de análisis de requerimientos, análisis funcional y diseño técnico.
• Plan de integraciones de las distintas verticales y servicios.
• Planes de pruebas funcionales y de rendimiento.
• Plan de formación dirigido a usuarios clave.

Estos documentos, fundamentales para asegurar una implementación ordenada, coherente y de calidad de los distintos componentes del proyecto, han sido objeto de validación técnica y funcional por parte de la PMO, garantizando su alineación con los requisitos establecidos en el pliego de prescripciones técnicas aplicables al Lote 2.

Durante el comité de seguimiento celebrado el 23 de abril, se acordó formalmente considerar dichos entregables como completados y correctamente entregados como parte de los entregables de la PMO, al haberse dado cumplimiento a los mismos mediante la documentación generada en el contexto del Lote 2 y tras haber superado satisfactoriamente los controles de calidad y conformidad establecidos.

Esta validación por parte de la PMO acredita que los entregables:

• Responden a los requisitos funcionales y técnicos definidos inicialmente.
• Se encuentran debidamente integrados en la arquitectura global del proyecto.
• Permiten garantizar la trazabilidad y calidad de los desarrollos, así como la capacitación básica de los usuarios clave.

Toda la documentación referida se encuentra recogida en el repositorio del proyecto. Acompañada de las actas de validación y los informes técnicos.

4. Plantillas y Modelos