Descripción
La Oficina de Gestión de la Comunicación (CMO), ha sido la Oficina encargada de la gestión de la comunicación, responsable de la ejecución del Plan de Comunicación. Esta oficina ha sido la encargada de preparar las presentaciones utilizadas para divulgar los avances del proyecto a todos los interesados, así como de mantener las relaciones externas que puedan ser de interés para la ejecución del proyecto La Palma Smart Island, así como la cooperación y coordinación con otros organismos para la celebración de reuniones de difusión, intercambio de información conocimientos y experiencias.
En este contexto, la CMO ha desarrollado los siguientes documentos como entregables del proyecto.
1. Manual de imagen
En el marco de las acciones de comunicación y visibilidad del proyecto, se ha cumplido con el entregable relativo al Manual de Imagen, el cual fue elaborado con el objetivo de establecer las directrices visuales y normativas para la aplicación coherente de la identidad gráfica del Proyecto La Palma Smart Island.
Este documento recoge los elementos fundamentales de la imagen del proyecto, incluyendo el uso correcto de logotipos, tipografías, paleta de colores, aplicaciones gráficas y disposiciones en distintos soportes (documentales, digitales, audiovisuales y promocionales), garantizando una presentación uniforme, profesional y alineada con los valores institucionales.
El Manual de Imagen ha sido aplicado de forma transversal en todos los materiales generados a lo largo del proyecto, tales como presentaciones, infografías, informes, comunicaciones oficiales, materiales divulgativos y publicaciones en redes sociales.
El documento definitivo ha sido incorporado al repositorio documental del proyecto, quedando disponible como referencia para futuras actuaciones de comunicación y como evidencia del cumplimiento del presente entregable.
2. Plan de comunicación
En cumplimiento del entregable relativo al Plan de Comunicación, se acredita que este ha sido ejecutado de forma integral a lo largo de todo el desarrollo del Proyecto La Palma Smart Island, bajo la supervisión de la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) y con la ejecución técnica y operativa a cargo de la Oficina de Comunicación del Proyecto (CMO).
Desde el inicio del proyecto se diseñó y aplicó una estrategia de comunicación activa y multicanal, orientada a asegurar la difusión continua, clara y accesible de los principales hitos, logros y avances técnicos. El objetivo fue fomentar la transparencia, reforzar la conexión con la ciudadanía y poner en valor el impacto transformador del proyecto en la isla de La Palma.
Aunque no se desarrolló un calendario editorial cerrado, se mantuvo una dinámica constante de publicaciones semanales, basadas en la generación orgánica de contenidos vinculados a la evolución real del proyecto. Esta estrategia flexible permitió adaptar los mensajes a la actualidad del desarrollo técnico, destacando:
- La instalación y activación de nuevos componentes tecnológicos.
- La puesta en marcha de servicios innovadores para la ciudadanía.
- La celebración de jornadas de divulgación, eventos y acciones formativas.
- La creación y difusión de materiales audiovisuales y recursos informativos.
- La comunicación de hitos y resultados alcanzados en cada fase del proyecto.
En términos cuantitativos, el esfuerzo de difusión ha sido significativo:
- 259 publicaciones en Instagram, con 259 seguidores.
- Más de 600 publicaciones acumuladas en Twitter, Facebook y LinkedIn, con 316 seguidores en Twitter y 288 en LinkedIn.
- En YouTube, se han subido 55 vídeos relacionados con el proyecto, alcanzando 55 suscriptores y más de 2500 visualizaciones.
- Se ha diseñado y enviado una Newsletter semanal durante todos los meses de ejecución del proyecto, alcanzando una base de 90 personas suscritas.
Asimismo, se ha mantenido y actualizado de forma continua la página web del proyecto La Palma Smart Island, que ha funcionado como canal centralizado de comunicación, facilitando el acceso a la información técnica, institucional y ciudadana de forma estructurada y accesible.
Todo este conjunto de acciones demuestra una ejecución completa del Plan de Comunicación, que ha ido más allá de la mera difusión, consolidando un ecosistema comunicativo coherente, cercano y alineado con los valores del proyecto. La documentación generada, incluyendo las evidencias de publicaciones, contenidos web y materiales gráficos, se encuentra organizada en el repositorio documental del proyecto, validada por la PMO y disponible para su consulta.
3. Plan de gestión del cambio
Se ha elaborado y entregado el Plan de Gestión del Cambio, del Proyecto La Palma Smart Island, concebido como un instrumento esencial para acompañar de forma ágil y estructurada la transformación organizativa, técnica y cultural asociada a la implementación del proyecto.
Tal como recoge el pliego, la gestión del cambio no debe entenderse como un episodio aislado, sino como un proceso continuo que debe integrarse de manera transversal en el día a día de la organización. En este sentido, el plan desarrollado responde a la necesidad de dotar al proyecto de un sistema de gestión flexible, capaz de facilitar un acceso rápido a la información, promover la capacitación constante y garantizar un acompañamiento eficaz a todos los agentes implicados.
El objetivo principal del Plan de Gestión del Cambio ha sido la reducción de la resistencia al cambio, mediante la articulación de acciones específicas en torno a cuatro ejes fundamentales:
- Información: garantizar la disponibilidad de información relevante y actualizada sobre el proyecto y sus implicaciones.
- Comunicación: establecer canales claros, bidireccionales y eficaces con los distintos públicos implicados.
- Formación: facilitar un aprendizaje adaptado a las nuevas necesidades tecnológicas y operativas.
- Acompañamiento: apoyar a las personas y equipos en el proceso de adaptación al nuevo entorno.
Este enfoque reconoce que la transformación no es únicamente técnica, sino que también afecta al modo en que las personas se relacionan con las herramientas, los procesos y los objetivos institucionales. Así, el plan propone una serie de acciones concretas, escalables y evaluables que permiten facilitar la adaptación, aumentar la motivación y asegurar la alineación de los equipos con la visión del proyecto.
El documento elaborado por la CMO se encuentra disponible en el repositorio documental del proyecto, quedando a disposición de los agentes implicados que deseen tomar como referencia su enfoque metodológico.
Con ello, se da por cumplido el entregable relativo a la Gestión del Cambio, garantizando una transición coherente, inclusiva y eficaz hacia el nuevo modelo de trabajo y gobernanza que propone La Palma Smart Island.
4. Laboratorio de innovación
En cumplimiento del entregable relativo al Laboratorio de Innovación, y conforme a lo establecido en el pliego, se acredita la creación, dinamización y gestión de este espacio como instrumento clave para la divulgación, colaboración y promoción del ecosistema de innovación vinculado al Proyecto La Palma Smart Island.
La Oficina Smart Island ha actuado como la infraestructura operativa del Laboratorio de Innovación, funcionando como sede permanente para el desarrollo de sus actividades. Desde esta oficina se han organizado y acogido numerosos eventos y encuentros, bien directamente por el equipo del proyecto, o en colaboración y apoyo al Cabildo Insular de La Palma, orientados a dar visibilidad a los avances del proyecto y facilitar el contacto directo con la ciudadanía, empresas y otros agentes del territorio.
Las funciones recogidas en el pliego han sido cumplidas mediante las siguientes actuaciones:
- Organización de jornadas, talleres y encuentros relacionados con el proyecto y sus componentes, tanto de forma autónoma como en coordinación con otras entidades públicas y privadas.
- Diseño y elaboración de materiales divulgativos y presentaciones para comunicar los avances técnicos y estratégicos del proyecto a distintos públicos de interés.
- Apoyo en la ejecución del Plan de Comunicación, sirviendo como espacio físico y operativo para la difusión de información, recepción de visitas y resolución de consultas.
- Punto de contacto directo con ciudadanos, profesionales y empresas, a través de atención presencial, telefónica y por correo electrónico, centralizando así la recogida de propuestas, demandas y necesidades locales.
- Mantenimiento de relaciones externas con organismos nacionales e internacionales para el intercambio de experiencias y buenas prácticas, en línea con los objetivos establecidos.
Como parte de estas actuaciones, la Oficina ha desarrollado y entregado al Cabildo el Plan del Laboratorio de Innovación, un documento estratégico alojado en el repositorio del proyecto, que recoge un conjunto de acciones orientadas a fomentar la innovación en la sociedad palmera, promover la colaboración público-privada y poner en valor los recursos tecnológicos, habilitados por el proyecto.
La experiencia del Laboratorio de Innovación ha consolidado su papel como pieza clave para la dinamización del ecosistema de innovación insular, contribuyendo a la visibilidad del proyecto, la participación de los agentes locales y la proyección externa de La Palma como territorio innovador.
5. Modelos de Informes
En el marco de las tareas de comunicación y divulgación gestionadas por la Oficina de Comunicación del Proyecto (CMO), se ha dado cumplimiento al entregable relativo a la elaboración de modelos de informes y presentaciones orientadas a la difusión y comunicación de los resultados del Proyecto La Palma Smart Island.
A lo largo de la ejecución del proyecto se han elaborado numerosos documentos de presentación adaptados a distintos contextos y públicos, con el objetivo de facilitar la comprensión de los avances, logros y líneas de trabajo, promoviendo una comunicación clara, estructurada y alineada con la imagen institucional del proyecto.
Estas presentaciones han sido utilizadas en diversos espacios y encuentros relevantes, entre los que destacan:
- Reuniones del equipo motor del proyecto, donde se informaba periódicamente del estado de avance.
- Reuniones técnicas y de coordinación con los ayuntamientos de la isla.
- Visitas institucionales de representantes de otras administraciones y entidades colaboradoras.
- Encuentros con centros educativos, como institutos y escuelas técnicas, con fines divulgativos y pedagógicos.
Todos estos materiales han sido diseñados respetando la identidad gráfica definida en el Manual de Imagen del proyecto, y adaptados a las necesidades informativas de cada contexto.
La documentación generada en este marco se encuentra recopilada y debidamente organizada en el repositorio documental del proyecto, lo que garantiza su trazabilidad, reutilización y puesta a disposición de los agentes implicados y de futuras iniciativas de continuidad.
Con ello, se acredita el cumplimiento completo de este entregable, consolidando una estrategia de comunicación efectiva, coherente y orientada a acercar el proyecto a la sociedad y a sus principales grupos de interés.
6. Planificación de actividades y agenda de eventos
A través de la Oficina de Comunicación del Proyecto (CMO), se ha dado cumplimiento al entregable relativo a la planificación de actividades y la organización de la agenda de eventos vinculados al Proyecto La Palma Smart Island, con el objetivo de promover y divulgar, la participación ciudadana y el fortalecimiento del ecosistema local de innovación.
Durante todo el periodo de ejecución del proyecto, la Oficina Smart Island ha actuado como núcleo operativo de estas acciones, asumiendo tanto la propuesta, planificación y ejecución de actividades propias, como la asistencia en la organización de eventos promovidos por el Cabildo de La Palma que estuvieran relacionados con el ámbito del proyecto o sus objetivos estratégicos.
Todas las actividades y eventos han sido previamente presentados en los comités de seguimiento del proyecto, donde se ha realizado su evaluación y aprobación, así como un seguimiento posterior de su planificación y ejecución.
Desde la Oficina Smart se ha llevado a cabo de forma integral la gestión de todos los aspectos organizativos, incluyendo:
- Elaboración de propuestas de contenido y enfoque temático.
- Búsqueda y cierre de ponentes y colaboradores externos.
- Solicitud y revisión de presupuestos.
- Preparación del espacio físico, recursos técnicos y materiales.
- Coordinación de la asistencia técnica, búsqueda y apoyo a la realización de streaming y cobertura audiovisual.
- Difusión previa y posterior de los eventos, en coordinación con el Plan de Comunicación.
En el marco de esta planificación se han desarrollado numerosas iniciativas destacadas, entre ellas:
- Las Jornadas Smart, orientadas a dar a conocer los seis ámbitos clave del proyecto Smart Island.
- El Congreso de Territorios Insulares Inteligentes 2023, evento de referencia a nivel regional.
- Talleres divulgativos para niños y adolescentes en entornos escolares.
- Cursos formativos temáticos dirigidos a agentes locales.
- Apoyo a la celebración de reuniones sectoriales y cursos de entidades externas, gestionadas a través del sistema de reservas de la oficina, que ha permitido estructurar el uso eficiente del espacio para actividades alineadas con los fines del proyecto.
Toda la información asociada a la planificación de estas actividades —incluyendo cronogramas, agendas, materiales de difusión, evidencias de celebración y actas de seguimiento— se encuentra archivada en el repositorio documental del proyecto, quedando disponible para su consulta y futura reutilización.
Con todo ello, se acredita el cumplimiento completo del entregable de planificación de actividades y eventos, consolidando a la Oficina Smart como un espacio de dinamización, difusión y articulación de iniciativas innovadoras en la isla de La Palma.
Técnicos/Empresas participantes:
